Anexo de encargo de «Mis estudiantes»

1. Partes

• El colegio (responsable): el sostenedor del establecimiento que se indica al aceptar este anexo, con su nombre y el RBD del colegio. Lo representa la persona que acepta.
• EduGeo (encargado): PGAS SpA, RUT 77.942.909-1, con domicilio en Tiltil, Región Metropolitana, representada por Jorge Cortés Muñoz, que presta el servicio EduGeo. Contacto: contacto@edugeo.cl.

Este anexo complementa los Términos y condiciones y la Política de privacidad de EduGeo. En lo que se refiere a los datos de estudiantes, prevalece este anexo.

2. Qué encarga el colegio

El colegio encarga a EduGeo tratar, por cuenta del colegio, los datos de estudiantes que cargue en «Mis estudiantes» con un solo objeto: mostrar a la cuenta que los cargó dónde viven sus estudiantes en el mapa, con cifras por curso, por comuna y por distancia al colegio. Para eso EduGeo:

• lee el archivo en el navegador de quien lo carga y reconoce sus columnas;
• muestra cada estudiante en el mapa y calcula distancias y cifras;
• guarda el resultado en ese navegador, y
• cuando esté activa esa función, ubica las direcciones que no traen coordenadas (cláusula 5).

3. Finalidad e instrucciones

• Finalidad: que el colegio conozca la distribución territorial de sus estudiantes para su gestión escolar, por ejemplo para planificar el transporte, organizar la admisión o saber de qué comunas llegan sus familias.
• Instrucciones: este anexo y lo que el colegio elija al usar la función (qué archivo carga, qué columnas usa, qué ubicaciones confirma o mueve y cuándo las borra). El colegio puede dar otras instrucciones por escrito a contacto@edugeo.cl. Si una instrucción parece contraria a la ley o no se puede cumplir, EduGeo lo dirá antes de seguir.
• Ningún otro uso: EduGeo no usa estos datos para sus estadísticas, para mejorar el producto ni para entrenar o alimentar sistemas de inteligencia artificial (tampoco Gemini). No los vende, no los cede y no los muestra a otras cuentas.

4. Datos y personas a quienes se refieren

• Titulares: estudiantes del colegio, en su mayoría niños, niñas y adolescentes. Como se trata de su domicilio, los datos también dicen dónde vive su familia.
• Datos que usa EduGeo: dirección, comuna, curso, latitud y longitud, y la ubicación que resulte.
• Datos que no usa: el programa de EduGeo lee el archivo completo en el computador del colegio para reconocer las columnas, y ahí mismo descarta las demás (RUN, nombres, teléfonos y cualquier otra). No las envía a ninguna parte. Aun así, recomendamos cargar un archivo solo con las columnas necesarias.
• La ubicación del domicilio de un niño exige especial cuidado: la ley protege en particular los datos de niños, niñas y adolescentes y los de geolocalización (Ley 19.628, artículos 16 quáter y 16 sexies).

5. Dónde se tratan y por cuánto tiempo

• En el navegador de quien carga el archivo: el resultado (dirección, comuna, curso y ubicación) queda guardado en ese navegador, asociado a la cuenta, hasta que se cierra sesión, se presiona «Borrar del navegador» o se cumplen 30 días, lo que ocurra primero.
• Ubicación de direcciones, cuando esté activa: la dirección y la comuna de las filas sin coordenadas viajan cifradas al servidor de EduGeo, que las consulta a HERE y devuelve la ubicación al navegador. El servidor no las guarda ni las anota en sus registros, y HERE las trata solo para responder esa consulta, según su acuerdo de tratamiento de datos. En la base de datos de EduGeo solo se cuenta cuántas direcciones ubicó cada cuenta en el mes, sin las direcciones, para aplicar el tope de 5.000 direcciones por cuenta al mes. Las ubicaciones dudosas se muestran para que el colegio las confirme o las mueva.
• Hoy (versión del 9 de noviembre de 2026) la ubicación de direcciones no está activa: el mapa muestra solo las filas que traen latitud y longitud, y ningún dato de los estudiantes sale del navegador. Cuando se active, EduGeo lo avisará en el sitio y en «Mis estudiantes».

6. Obligaciones de EduGeo

EduGeo se obliga a:

1. Seguir el encargo: tratar los datos solo como dice este anexo y según las instrucciones del colegio.
2. Confidencialidad: guardar secreto sobre los datos, también después de terminado el encargo. Hoy solo el representante legal de PGAS SpA administra los sistemas, y quien se sume quedará sujeto al mismo deber.
3. Seguridad: mantener medidas adecuadas al riesgo, entre ellas: conexiones cifradas; tratar el mínimo de datos; no guardar los datos de estudiantes en sus servidores; no anotar direcciones en registros técnicos ni en reportes de errores; acceso al servidor solo con llaves; límites de uso, y una revisión al menos una vez al año, documentada en su evaluación de impacto.
4. No ceder ni comunicar: no entregar los datos a nadie, salvo a los subencargados autorizados en la cláusula 8 o cuando una ley o una autoridad competente lo exija. En ese caso, avisará antes al colegio, salvo que la ley lo prohíba.
5. Avisar las vulneraciones de seguridad: si los datos de estudiantes del colegio se pierden, se alteran, se destruyen o los conoce alguien sin autorización, EduGeo avisará al colegio sin dilaciones indebidas y, a más tardar, 72 horas después de saberlo, al correo de la cuenta que aceptó este anexo. Dirá qué pasó y cuándo, qué datos y cuántos estudiantes, aproximadamente, se vieron afectados, las consecuencias probables, qué medidas tomó y con quién comunicarse. Si al principio no tiene toda esa información, enviará primero la que tenga y la completará después. También ayudará al colegio a informar a la Agencia de Protección de Datos Personales y a las familias, como exige la ley al responsable.
6. Ayudar con las solicitudes de las familias: si una familia o un estudiante le escribe para ejercer sus derechos sobre estos datos, EduGeo le indicará que se dirija al colegio y, con su autorización, enviará la solicitud al colegio dentro de 5 días hábiles. Al colegio le explicará qué datos hay y dónde están, y cómo borrarlos.
7. Ayudar con la evaluación de impacto: entregar al colegio, cuando lo pida, su evaluación de impacto de «Mis estudiantes» y la información que necesite para hacer la suya o para consultar a la Agencia.
8. Suprimir al terminar: cuando termine este anexo, no conservará datos de estudiantes del colegio. Como no los guarda en sus servidores, basta con que se borren del navegador (cláusula 10). Si el colegio lo pide, lo confirmará por escrito.
9. Permitir verificar que cumple: una vez al año, o después de una vulneración de seguridad, el colegio puede pedir por escrito un informe con las medidas de seguridad, los subencargados y sus acuerdos, la evaluación de impacto vigente y, si los hubo, los incidentes que lo afectaron. EduGeo lo entregará dentro de 30 días y responderá las preguntas razonables que lo acompañen; si hace falta, se puede revisar en una reunión a distancia. Cada parte paga sus costos.
10. Guardar constancia: conservar el registro de la aceptación de este anexo (versión, fecha y hora, cuenta y persona que aceptó) y el registro de incidentes.

7. Lo que declara y hace el colegio

Al aceptar este anexo, el colegio declara y se obliga a lo siguiente:

1. Base legal: tiene una base legal para tratar la dirección, la comuna y el curso de sus estudiantes con la finalidad de la cláusula 3, y la usa respetando el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y su autonomía progresiva. Para los niños y niñas menores de 14 años, cuenta con el consentimiento de sus padres, representantes legales o de quien tiene su cuidado personal, salvo que una ley lo autorice o lo mande expresamente (Ley 19.628, artículo 16 quáter).
2. Información a las familias: informa a las familias, de forma clara y oportuna, qué datos de ubicación trata, para qué, por cuánto tiempo y que usa a EduGeo como encargado, con los subencargados y países de la cláusula 8 (artículos 14 ter y 16 sexies). Al final de este anexo hay un texto que puede usar.
3. Lo necesario: carga solo los datos necesarios para la finalidad.
4. Evaluación de impacto: hace la evaluación de impacto que le exige la ley cuando corresponde (artículo 15 ter), para lo cual puede usar la de EduGeo.
5. Uso seguro: usa «Mis estudiantes» en computadores de confianza, no comparte su cuenta, cierra sesión en equipos compartidos y borra los datos del navegador cuando ya no los necesita.
6. Derechos y avisos de brechas: responde, como responsable, las solicitudes de las familias y los avisos que la ley exige ante una vulneración de seguridad, con la ayuda de EduGeo.
7. Revisión: revisa las ubicaciones antes de usarlas para decisiones que afecten a estudiantes, y no usa la información para discriminar arbitrariamente.
8. Aviso de accesos indebidos: avisa de inmediato a contacto@edugeo.cl si sospecha que alguien no autorizado usó su cuenta.

8. Subencargados autorizados

El colegio autoriza, de manera específica y por escrito (Ley 19.628, artículo 15 bis), que EduGeo use a los siguientes subencargados, solo para lo que se indica:

• EduGeo responde ante el colegio por lo que hagan sus subencargados con estos datos.
• Ningún otro proveedor de EduGeo recibe datos de estudiantes. Supabase, que guarda las cuentas, recibe solo el número de direcciones ubicadas por cuenta, sin las direcciones. Google no recibe datos de estudiantes.
• Transferencia internacional: los datos salen de Chile hacia Canadá y, para ubicarlos, hacia los países de HERE. Mientras la Agencia no publique la lista de países con un nivel adecuado de protección, la transferencia se ampara en este anexo y en los acuerdos de los subencargados (artículos 27 y 28). Los estudiantes y sus familias pueden exigir directamente a EduGeo el cumplimiento de este anexo en lo que los beneficia (Código Civil, artículo 1449).

9. Cambio de subencargados

1. EduGeo no agregará ni cambiará un subencargado sin publicar antes una nueva versión de este anexo. El nuevo subencargado no recibirá datos del colegio hasta que el colegio acepte esa versión.
2. EduGeo avisará con al menos 30 días de anticipación, por correo a la cuenta y en «Mis estudiantes», con el nombre del subencargado, qué hará, en qué país tratará los datos y su acuerdo.
3. Si el colegio no acepta la nueva versión, puede seguir usando «Mis estudiantes» sin la parte que dependa de ese subencargado (por ejemplo, solo con archivos que traen coordenadas) o terminar este anexo. Lo que pase con el plan se rige por los Términos y condiciones.
4. Si un subencargado deja de funcionar o sufre una vulneración de seguridad, EduGeo puede suspender de inmediato la parte de la función que dependa de él, y avisará al colegio. No lo reemplazará sin seguir los pasos 1 y 2.
5. Si HERE u OVHcloud informan un cambio en su propia lista de subencargados, EduGeo se lo comunicará al colegio dentro de 15 días. Si el colegio se opone, EduGeo presentará la objeción al proveedor o dejará de enviarle datos de ese colegio.

10. Duración y término

• Este anexo rige desde que el colegio lo acepta y mientras la cuenta tenga un plan que incluya «Mis estudiantes».
• Termina cuando vence el plan y no se renueva, cuando se elimina la cuenta, cuando el colegio lo pide por escrito o cuando EduGeo deja de ofrecer la función, con aviso previo.
• Al terminar, los datos del navegador se borran al cerrar sesión o a los 30 días, y el colegio puede borrarlos de inmediato con «Borrar del navegador». En los servidores de EduGeo no queda nada.
• El deber de confidencialidad sigue vigente después del término.

11. Responsabilidad

Cada parte responde de sus obligaciones según la ley y este anexo. Si EduGeo usara los datos para otro objeto o los entregara sin autorización, respondería como responsable, según el artículo 15 bis. Los límites de responsabilidad de los Términos y condiciones se aplican solo en lo que la ley permite.

12. Aceptación

• El colegio acepta este anexo en línea, antes de cargar su primer archivo, marcando la casilla de aceptación. Queda registro de la versión, la fecha y la hora, la cuenta, el nombre y el cargo de quien acepta, el sostenedor y el RBD, y EduGeo envía una copia al correo de la cuenta. Esa aceptación vale como firma electrónica (Ley 19.799, artículos 2 y 3).
• Quien acepta declara que es representante legal del sostenedor o que cuenta con su autorización para obligarlo. EduGeo puede pedir que el representante legal lo confirme.
• Si el colegio lo prefiere, EduGeo le enviará este anexo en PDF para firmarlo.

13. Cambios a este anexo

Cada versión tiene su fecha. Una versión nueva rige para el colegio cuando la acepta. Mientras tanto, el colegio puede seguir usando la función en las condiciones de la versión que aceptó, salvo que el cambio lo exija la ley: en ese caso, EduGeo puede suspender la función hasta que el colegio acepte la nueva versión.

14. Ley aplicable y contacto

Este anexo se rige por las leyes de Chile, en especial la Ley 19.628 sobre protección de la vida privada, modificada por la Ley 21.719. Las controversias se resuelven como indican los Términos y condiciones. Contacto: contacto@edugeo.cl.